TIETOSUOJASELOSTE
TYÖNHAKIJAT JA REKRYTOINTITIEDOT
Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa Bilia Oy Ab (Y-tunnus: 0772986-5) (”Bilia” tai ”yhtiö”) palvelukseen hakeneille tai hakeville henkilöille kattava kuva siitä, mitä henkilötietoja yhtiö kerää heistä, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.
Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa yhtiön palvelukseen (jäljempänä: ”rekisteröity”). Lisäksi tätä tietosuojaselostetta sovelletaan myös rekrytointiprosessiin liittyvien henkilöiden, kuten hakijan suosittelijan henkilötietojen käsittelyyn.
"Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.
Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (jäljempänä: ”työelämän tietosuojalaki”) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.
- Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
- Käsiteltävät henkilötietoryhmät, tietosisältö sekä tietolähteet
- Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
- Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
- Henkilötietojen säilyttäminen
- Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
- Rekisteröidyn oikeudet
- Valitus valvontaviranomaiselle
- Muutokset tietosuojaselosteeseen
1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava
Rekisterinpitäjä: Bilia Oy Ab (y-tunnus: 0772986-5)
Yhteyshenkilö: Mirva Pirkkalainen, HR -koordinaattori
Yhteystiedot: Vantaanlaaksontie 6 C, 01610 Vantaa
sähköposti: [email protected]
Puh: 010 85 22 667
Bilia Oy Ab:n tietosuojavastaava Minna Hjelm
Yhteystiedot: [email protected]
2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Rekisteröityjen henkilötietoja käytetään pelkästään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi tietoja voidaan käyttää yhtiön ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen. Hakija voi osoittaa hakemuksen haluamaansa työtehtävään tai jättää avoimen hakemuksen.
Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta yhtiön ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen totuttaminen. Mikäli rekisteröity valitaan yhtiön palvelukseen, on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena ensisijaisesti yhtiön ja rekisteröidyn välinen sopimus ja yhtiön lakisääteiset velvoitteet.
3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö sekä tietolähteet
|
Henkilötietoryhmä |
Esimerkkejä tietosisällöstä
|
|
3.1. Yhteystiedot |
Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite. |
|
3.2. Tuntemistiedot |
Rekisteröidyn henkilötunnus ja syntymäaika. |
|
3.3. Työhakemukset (kohdennetut ja avoimet hakemukset, ansioluettelot, työtodistukset ja muu rekisteröidyn lähettämä materiaali |
Rekisteröidyn kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa, osaamisprofiilia ja suosittelijoita koskevat tiedot sekä hakijan toivomukset tulevasta työtehtävästä. |
|
3.4. Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja palvelukseen hakeneiden henkilöiden oma-aloitteisesti antamat muut tiedot. |
Rekisteröidyn kuva, osaamista, harrastuksia ja vastaavanlaisia asioita koskevat tiedot sekä muu rekrytointiprosessin aikana kertynyt materiaali. |
Tietolähteet
Ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei yhtiötä velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.
Rekisteröidyt ovat antaneet tiedot täyttämällä sähköisen hakemuslomakkeen tai lähettämällä työhakemuksen yhtiölle jonkin muun viestintäkanavan avulla tai toimittaneet hakemuksen yhtiön käyttämälle rekrytoinnin palveluntarjoajalle.
Yhtiö tarkastaa tehtävään valitun työnhakijan henkilöluottotiedot henkilön suostumuksella ja työelämän tietosuojalaissa asetettujen edellytysten mukaisesti työnhakijan luotettavuuden arvioimiseksi.
4. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Bilian kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt, kuten emoyhtiö Volvo Car Finland voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Rekisteröityjen henkilötietoja saatetaan luovuttaa kolmannelle taholle, esimerkiksi rekrytointiin osallistuville palveluntarjoajille soveltuvuusarviointien tekemiseksi. Lisäksi Yhtiö voi siirtää rekisteröityjen henkilötietoja tietojärjestelmiä ja muita tietoteknisiä palveluita tuottaville palveluntarjoajille.
Bilia voi joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Bilia voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Bilia on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.
Mikäli yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.
Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.
5. Tietojen siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Rekisteröityjen henkilötietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.
6. Henkilötietojen säilyttäminen
Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön tai kirjanpitovelvoitteisiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.
Työhakemukset ja muut tässä tietosuojaselosteessa mainitut rekisteröityjen henkilötiedot säilytetään pääasiassa yhdeksän (9) kuukauden ajan rekrytointipäätöksestä.
Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Mikäli henkilö valitaan yhtiön palvelukseen, voidaan tietosuojaselosteessa mainitut tiedot siirtää yhtiön henkilöstöä koskevaan rekisteriin.
7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus
Bilia käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.
Bilia käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen. Teknisten laitteistojen suojaus on hoidettu huolellisesti.
Rekrytointeihin liittyvää materiaalia säilytetään pääasiassa sähköisessä muodossa, ja tietoja tulostetaan vain tarvittaessa. Rekrytointeihin osallistuvaa henkilökuntaa on ohjeistettu tuhoamaan paperitulosteet tietoturvallisesti käytön jälkeen.
Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät pääosin ainoastaan Bilian henkilöstöhallinto ja rekrytointiin osallistuvat henkilöt sekä tietosuojaselosteen kohdassa 4 mainittujen tahojen vastuuhenkilöt.
Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.
Bilia voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.
Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada
tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.
Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.
Bilia poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.
Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen
Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.
Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Bilia rajoittaa tietoihin pääsyä.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti tai sähköpostitse tämän tietosuojaliitteen kohdassa 1 mainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.
Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Vastaus toimitetaan henkilön varmennettuun osoitteeseen.
Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Bilia voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite, riita-asia tai vaade.
9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti. Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Sähköposti: [email protected]
Vaihde: 029 56 66700
Faksi:029 56 66735
10. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Yhtiö voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.
Olennaisista muutoksista ilmoitetaan Bilian internetsivuilla.
Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 18.5.2018.