Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Bilia Oy Ab (Y-tunnus: 0772986-5) (”Bilia” tai ”yhtiö”) käsittelee henkilötietoja asiakkaista ja mahdollisista asiakkaista, mitä henkilötietoja Bilia kerää, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa.

Bilia on sitoutunut suojaamaan kaikkien henkilöiden, kuten asiakkaiden ja käyttäjien yksityisyyttä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja tietosuojalainsäädännön sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Bilian tarjoamiin palveluihin niin myymälöissä kuin verkkosivuilla, verkkokaupassa ja mobiilisovelluksissa sekä sosiaalisen median palveluissa. Lisäksi tietosuojaselostetta sovelletaan Bilian yritysasiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja palveluntarjoajien edustajien ja yhteyshenkilöiden henkilötietojen käsittelyyn.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia rekisteröityä koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Tiedot, joista ei voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa rekisteröityä, eivät ole henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä:            Bilia Oy Ab (y-tunnus: 0772986-5)

Yhteystiedot:                 Vantaanlaaksontie 6 C, 01610 Vantaa, puh: 010 85 22 11

Bilia Oy Ab:n tietosuojavastaava Minna Hjelm

Yhteystiedot: tietosuoja@bilia.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään mm. seuraavia tarkoituksia varten

  • Bilian tuotteiden ja palveluiden tilaaminen ja asiakkaan antama toimeksianto
  • asiakassuhteen hoito
  • tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
  • palvelu- ja maksutapahtumien varmistaminen ja hallinnointi
  • asiakastyytyväisyys-, mielipide- ja markkinatutkimukset
  • palveluita koskevaan personoituun asiakaspalveluun ja kohdennettuun asiakasviestintään ja palveluiden käytön seurantaan
  • markkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen asiakkaille ja potentiaalisille asiakkaille
  • tilastointi ja tietojen analysointi
  • lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen
  • riskienhallintaan ja väärinkäytösten estämiseen
  • Bilian kiinteistöjen ja omaisuuden sekä henkilöiden turvallisuuden suojaamiseen

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Bilian ja rekisteröidyn välinen sopimussuhde. Sopimussuhteen osalta henkilötietojen käsittely perustuu myös lakisääteisiin velvoitteisiin. Käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Bilian oikeutettuun etuun. Käsittely esimerkiksi Bilian nettisivuilta uutiskirjeen tilanneiden osalta perustuu suostumukseen.

Takaisin ylös

3. Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö sekä tietolähteet

Bilia kerää ja käsittelee rekisteröidyistä vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä tietosuojaselosteessa selostettujen käyttötarkoitusten kannalta. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Henkilötietoryhmä

Esimerkkejä tietosisällöstä

 

1.1.   Yhteystiedot

Rekisteröidyn nimi, osoite, puhelinnumero, asiointikieli, sähköpostiosoite ja henkilötunnus.

1.2.   Ajoneuvon rekisterinumero ja haltijatieto

Ajoneuvojen rekisterinumero ja tieto sen perusteella tunnistettavista rekisteröidyistä.

1.3.   Tuntemistiedot

Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain (444/2017) määrittämät tuntemistiedot.

1.4.   Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot

Tilinumero, laskutus- ja maksutiedot ja muut asiakkuussuhteen yksilöivät tiedot.

1.5.   Asiakastapahtumatiedot sekä sopimus- ja tuotetiedot

Tiedot Bilian ja rekisteröidyn välisestä sopimuksesta, koeajotiedot, tapahtumatiedot, tuote- ja tilaustiedot, koeajovaraukset, verkkokaupan ostohistoria ja asiakaskortit sekä asiakaspalautteet sekä rekisteröidyn ja Bilian väliset yhteydenotot ja reklamaatiot.

1.6.   Taustatiedot

Tietoja rekisteröidyn perheestä, ammatista, titteleistä, harrastuksista ja kiinnostuksenalueista.

1.7.   Rekisteröidyn antamat suostumukset

Rekisteröidyn sähköiseen suoramarkkinointiin antamaa suostumusta sekä suostumuksen peruuttamista ja rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot.

1.8.   Käyttäytymistiedot ja tekniset tunnistamistiedot

Rekisteröidyn verkkokäyttäytymisen ja Bilian palveluiden seuranta esimerkiksi evästeiden tai vastaavien teknisten tunnistetietojen avulla. Kerättäviä tietoja voivat olla esimerkiksi käyttäjän IP-osoite, käytetyt sivut, selaintyyppi, verkko-osoite, istunnon aika ja kesto. Lisätietoja evästeiden ja muiden teknisten seurantakeinojen käytöstä löydät Bilian evästekäytännöstä.

1.9.      Kameravalvonta

Bilian kiinteistöihin sijoitetun kameravalvonnan tallenteet, joissa rekisteröity saattaa näkyä.

Lisäksi Bilia kerää ajoneuvoihin liittyviä tietoja, kuten tietoja ajoneuvon huoltohistoriasta.

 

Tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään esimerkiksi seuraavien kanavien kautta:

  • Rekisteröidyn täyttämä asiakaslomake
  • Volvo korttihakemus ja Bilia korttihakemus
  • Bilian korjaamojärjestelmään ja ajoneuvomyyntijärjestelmään tehtävät päivitykset ostotapahtumista ja hallintasuhteista.
  • Bilian verkkopalveluissa tai sosiaalisen median palveluissa tehdyt kyselyt, varaukset ym. toimenpiteet
  • verkkosivujen yhteydenottolomake
  • tarjouksen tekemisen yhteydessä
  • koeajosta sovittaessa
  • kilpailun tai arvonnan yhteydessä tai rekisteröidyn tilatessa Bilian sähköisen uutiskirjeen
  • Volvo on Call -sovelluksen kautta. Volvo on Call -sovellus on Volvo-konsernin tarjoama sovellus, johon sovelletaan kyseisen sovelluksen tietosuojaselostetta.

 

Muista lähteistä kuin rekisteröidyltä kerätyt henkilötiedot:

Bilia käsittelee myös kolmansien tahojen verkkosivujen kautta saatuja henkilötietoja sekä käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii. Lisäksi tietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolien ylläpitämistä rekistereistä, kuten Trafista ja luottotietoyhtiöiden luottotietorekistereistä.

Takaisin ylös

4. Henkilötietojen säilyttäminen

Bilia säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Tietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit vaihtelevat henkilötietoryhmittäin sen mukaan, mikä on tietyn henkilötietoryhmän käyttötarkoitus. Bilia voi lainsäädännön edellytysten mukaisesti käyttää rekisteröidyn henkilötietoja markkinointiin asiakassuhteen päätyttyä, tai jos rekisteröity on antanut yhteystietonsa esimerkiksi kilpailun tai arvonnan yhteydessä tai verkkosivujen kautta tai tilannut sähköisen uutiskirjeen.

Henkilötietoja käsitellään asiakas- ja sopimussuhteen voimassaolon ajan ja tarpeellinen aika asiakas- ja sopimussuhteen päättymisen jälkeen.

Ajoneuvon kauppakirjoja ja muuta kauppaan liittyvää materiaalia säilytetään lakisääteisten ja sopimukseen perustuvien velvoitteiden ja vastuiden takia pääsääntöisesti 11 vuoden ajan kaupan tekemisestä.

Koeajoon liittyviä asiakirjoja ja tarjouksia säilytetään pääasiallisesti 5 vuoden ajan. 

Asiakkaan tuntemista koskevat tiedot säilytetään lainsäädännön edellyttämän ajan.

Potentiaalisia asiakkaista koskevia tietoja säilytetään pääasiallisesti 2 kuukauden ajan.

Kun henkilötietoa ei enää tarvita edellä määritellyllä tavalla, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tai anonymisoidaan sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä suoraan eikä epäsuorasti tunnistettavissa.

Takaisin ylös

5. Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat

Bilian kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt, kuten emoyhtiö Volvo Car Finland voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Voimme myös käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen käsittelyä varten. Valitsemme palveluntarjoajat huolellisesti ja varmistamme riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Voimme myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi voimme joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Bilia tai konserniin kuuluva yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Bilia on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa suoramarkkinointitarkoituksiin Bilian edustamalle maahantuojalle sekä mielipide- ja markkinatutkimuksiin ja muihin vastaaviin selvityksiin tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Tietojen luovutus kolmannelle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.

Takaisin ylös

6. Tietojen siirto EU/ ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Bilia huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Takaisin ylös

7. Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Bilia käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Bilia käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien palomuurien, salaustekniikoiden, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta ja pääsynhallinta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön sekä alihankkijoiden ohjeistaminen.

Kauppasopimukset, koeajoluvat ja muu alkuperäiskappaleina säilytettävä asiakirja-aineisto säilytetään huolellisesti, pääsyoikeus tietoihin on rajattu ainoastaan niihin oikeutetuille tahoille. Asiakirjat hävitetään tietoturvallisella tavalla.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Takaisin ylös

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Bilia poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, Bilia rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään täyttämällä Bilian toimipisteissä tietopyyntölomake ja toimittamalla se yhdessä henkilöllisyystodistuksesta otetun kopion kanssa tämän tietosuojaliitteen kohdassa 1 mainitulle tietosuojavastaavalle. Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista.

Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Vastaus toimitetaan henkilön varmennettuun osoitteeseen.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Bilia voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta, kuten esimerkiksi palveluihin liittyvä velvoite, riita-asia tai vaade.

Sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen voi peruuttaa tai antaa suoramarkkinointia koskevan kiellon ottamalla yhteyttä Bilian asiakaspalveluun tai toimipisteiden henkilöstöön. Lisäksi rekisteröity voi poistua Bilian sähköisen suoramarkkinoinnin listalta milloin tahansa klikkaamalla viestin kieltolinkkiä.

Takaisin ylös

9. Valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti.  Tietosuojaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

Vaihde: 029 56 66700

Faksi:029 56 66735

Takaisin ylös

10. Muutokset tietosuojaselosteeseen

Bilia kehittää jatkuvasti palveluitaan ja voi sen johdosta joutua tarpeen mukaan muuttamaan ja päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti. Olennaisista muutoksista ilmoitetaan rekisteröidyille sähköpostitse.

Tietosuojaseloste on julkaistu 18.5.2018

Takaisin ylös