Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

Bilia on sitoutunut suojaamaan asiakkaidemme ja käyttäjiemme yksityisyyttä henkilötietolain, tietoyhteiskuntakaaren ja EU tietosuoja-asetuksen sekä muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti; sekä käsittelemään henkilötietoja hyvän tiedonhallinta- ja tietojenkäsittelytavan mukaisesti. Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin Bilian tarjoamiin palveluihin niin myymälöissä kuin verkkosivuilla, verkkokaupassa ja mobiilisovelluksissa sekä sosiaalisen median palveluissa.

Henkilötiedolla tarkoitetaan mitä tahansa tietoa, josta yksittäinen henkilö on mahdollista tunnistaa.

 

1. Rekisterinpitäjä

Nimi:                            Bilia Oy Ab

Yhteystiedot:              Vantaanlaaksontie 6 C, 01610 Vantaa, puh: 010 85 22 11

 

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Nimi:                           markkinointipäällikkö Minna Hjelm                     

Yhteystiedot:              puh. 010 852 211

 

3. Tietojen käyttötarkoitus

Volvo asiakastiedon, ajoneuvotiedon ja tapahtumatietojen kerääminen seuraavia käyttötarkoituksia varten: asiakassuhteen hoito, tuotteiden ja palveluiden markkinointi, mielipide- ja markkinatutkimukset, tilastointi sekä kuluttajan tietojen käsittelemistä koskevan kiellon toteuttaminen. Rekisteri on Bilia Oy Ab:n käytössä. Tietoja voidaan myös luovuttaa suoramarkkinointitarkoitukseen Suomeen ja ulkomaille.

 

4. Rekisterin tietosisältö

Henkilöön liittyvät tiedot:

  1. Nimi
  2. Yhteystiedot yhteydenottoja varten (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
  3. Syntymäaika, sukupuoli, arvo tai ammatti, äidinkieli, perhettä koskeva tieto
  4. Harrastukset ja kiinnostusalueet
  5. Tarjonnanestotieto
  6. Asiakassuhdetta koskevat tiedot (esim. ostotapahtumat, laskutus- ja maksutiedot, tilaus- ja tuotetiedot, markkinointitapahtumat, asiakaspalautteet, ostokiinnostukset, koeajovaraukset, huoltoon liittyvät kyselyt, huoltotapahtumat, verkkokauppaostokset jne.)
  7. Ajoneuvojen hallintasuhteet
  8. Asiakaskortit
  9. Muut kuluttajan suostumuksella kerätyt tiedot

 

Ajoneuvoon liittyvät tiedot

  1. Huoltohistoria
  2. Haltijatieto

 

Palveluiden käytöstä havainnoidut tiedot:

Seuraamme Bilian verkkosivuston ja verkkokaupan liikennettä mm. evästeiden avulla. Tiedon avulla yksittäistä käyttäjää ei tunnisteta, vaan sen avulla voidaan seurata sivuston käyttöä ja kehittää palveluita edelleen. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeen avulla voidaan tunnistaa eri selaimet, jotka käyttävät palveluita. Näitä tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille. Bilian verkkopalvelut voivat sisältää myös kolmansien osapuolten, esim. seurantapalveluiden evästeitä. Evästeet ja muun seurannan voi tyhjentää selaimen asetuksista. Tyhjentäminen ei kuitenkaan lopeta tiedon keruuta.

 

5. Tietolähteet

Rekisteröidyn täyttämä ja allekirjoittama asiakaslomake; Volvo korttihakemus ja Bilia korttihakemus. Bilian korjaamojärjestelmä ja ajoneuvomyyntijärjestelmä päivittävät ostotapahtumia sekä hallintasuhteita. Bilian verkkopalveluissa tai sosiaalisen median palveluissa tehdyt kyselyt, varaukset ym. toimenpiteet.

 

6. Tietojen säilytys

Bilia säilyttää henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan kuin on tarpeen. Mikäli asiakassuhde on päättynyt, asiakkaan henkilötiedot poistetaan, siirretään pysyvään markkinointirekisteriin tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei henkilö ole niistä tunnistettavissa. Bilian verkkopalveluun tai muihin julkisiin palveluihin voi jäädä näkyviin käyttäjän tuottamaa sisältöä myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Tietoja säilytetään kirjanpito-, viestintä- tai muusta pakottavasta lainsäädännöstä johtuen myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen.

 

7. Henkilötietojen käsittelijät

Bilian henkilökuntaan kuuluvat voivat käsitellä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja käsittelevät vain erikseen määritellyt henkilöt Bilian määrittämien käyttöoikeuksien ja ohjeistuksen mukaisesti. Voimme myös käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia tietojen käsittelyä varten. Käyttäjän henkilötietoja voidaan jakaa tällaisten palveluntarjoajien kanssa siinä laajuudessa kuin se on tarpeen. Valitsemme palveluntarjoajat huolellisesti ja varmistamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteröityä koskevia tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.

 

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Rekisterinpitäjä arkistoi tiedonkeräysmateriaalin. Tarpeeton materiaali hävitetään tietosuoja varmistaen.

Digitaalisesti talletetut tiedot

Tiedot on rekisteröity Bilian käytössä olevaan käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla suojattuun järjestelmään, johon ulkopuolisilla ei ole pääsyä. Käyttäjistä muodostuu käyttäjäloki sekä rekisterin suojausta koskevat tietoturvajärjestelyt on tehty. Ilmoitamme järjestelmien mahdollisista tietoturvauhkista ja -loukkauksista viranomaisille ja/tai käyttäjälle lainsäädännön mukaisesti.

 

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä henkilöllä on lainsäädännön mukainen oikeus omien tietojensa tarkastamiseen sekä virheellisten tai vanhentuneiden tietojen korjaamiseen ja oikaisemiseen. Tarkastus- ja korjauspyynnöt tulee esittää ensisijaisesti kirjallisesti tietosuojavastaavalle, tietojen saantioikeus (pyynnön esittäjän henkilöllisyys) varmistetaan ennen tietojen luovutusta.

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää tietojensa poistoa Bilian järjestelmistä. Bilia poistaa pyydetyt tiedot edellyttäen että niiden säilyttämiseen ei ole esim. juridista tarvetta tai velvoitetta.

Bilia lähettää asiakkailleen asiakasviestejä ja suoramarkkinointia niin perinteisenä kirjepostina kuin sähköisesti (sähköposti tai SMS)*. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää markkinointilähetykset milloin tahansa, joko klikkaamalla viestin kieltolinkkiä tai toimittamalla kieltotiedon muulla tavoin Bilian henkilöstölle.

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu käyttäjän erikseen antamaan suostumukseen, suostumus on oikeus peruuttaa milloin tahansa.

Rekisteröidyllä on myös oikeus siirtää omat henkilötietonsa toiseen järjestelmään, siirtopyynnöt tulee esittää kirjallisesti Bilian tietosuojavastaavalle. Tiedot toimitetaan sähköisessä, koneluettavassa muodossa.

Mikäli rekisteröity on tyytymätön Bilian toimintatapaan ja ratkaisuihin tietosuojan osalta, hänellä on valitusoikeus valvontaviranomaiselle.